Salah satu pekerjaan yang menurut gue paling menyebalkan adalah update buku manual atau SOP. For starters, buku manual – terutama untuk software atau sistem yang lumayan tua – biasanya hanya tersedia dalam bentuk cetak. SOP yang sudah dipakai bertahun-tahun juga biasanya sama, disimpan sebagai tumpukan dokumen yang tebal-tebal. Ini berarti gue harus menyalin ulang berhalaman-halaman sambil menambahkan info baru yang dibutuhkan dan membuang bagian-bagian yang sudah usang.
It’s tedious work. Biasanya ada dua solusi yang gue pilih untuk menghindari harus menulis ulang buku manual untuk sistem yang sudah diperbarui. Pilihannya adalah oret-oret langsung di cetakan yang lama, kemudian minta bantuan beberapa orang untuk ketik ulang. Alternatif kedua adalah dengan scan dokumen yang lama untuk kemudian diedit digital.
Alternatif kedua sih yang lebih sering gue pakai. Biasanya, gue bisa curi start beberapa bulan sebelum buku manual yang baru harus selesai, minta bantuan beberapa orang di kantor client untuk scan halaman demi halaman. Tapi solusi ini juga bukan tanpa masalah. Scanner yang biasanya tersedia lebih untuk scan gambar atau dokumen yang jumlah halamannya sedikit; makanya harus curi start beberapa bulan sebelumnya, karena proses scanning-nya lama!
Scanner Untuk Pengguna Bisnis
Terus terang, gue nggak kepikiran untuk pakai scanner yang memang didesain untuk keperluan bisnis. Sampai suatu ketika, Mas Chris dari Brother Indonesia menawarkan business scanner ADS-1100W untuk dicoba. Gue lihat salah satu spesifikasi yang menonjol adalah kemampuan scan 16 halaman per menit, baik dalam mode hitam-putih atau berwarna.
“Gue beli aja deh, Mas. Bakal kepake terus ini sih. Ada diskon nggak?” Mas Chris cuma bisa tertawa.
It is one of the best investments I’ve made. Beda banget kecepatan scan di printer multifungsi atau flatbed scanner gue yang sudah mulai usang dengan si Brother ADS-1100W ini. Scanner baru ini langsung gue bawa ke kantor. Device baru ini disambut gegap gempita para intern yang sudah sejak beberapa minggu lalu harus scan dokumen satu-satu.
Nggak Hanya Gesit
Kelebihan si ADS-1100W ini nggak cuma terletak di kecepatan scanning-nya saja. Brother ADS-1100W juga dilengkapi beberapa fitur yang berguna. Kode ‘W’ di ujung seri produk ini berarti si scanner sudah dilengkapi fitur wireless scanning, jadi nggak harus selalu terhubung ke PC. Proses scanning juga nggak melulu tergantung PC, karena bisa juga dilakukan dari ponsel atau tablet dengan bantuan aplikasi iPrint & Scan dari Brother.
ADS-1100W juga dilengkapi document feeder, plus kemampuan duplex scanning otomatis. Scanning dokumen bolak-balik serta beberapa halaman sekaligus semuanya mudah dilakukan, nggak ada kendala berarti sama sekali.
Sama seperti produk Brother lain, setup ADS-1100W ini gampang. Software Control Center 4 bisa dipakai untuk melakukan setup awal, jadi ketika scanner dipakai tanpa PC, konfigurasi yang sudah dimasukkan otomatis terpanggil dan langsung dipakai. Ada port USB juga, jadi ketika scanning tanpa PC, file yang dihasilkan bisa langsung disimpan di USB flash drive.
Memang beda sih. Scanner ini dibuat untuk keperluan kantor dan industri, jadi kemampuannya memang disesuaikan banget sama kebutuhan bisnis. ADS-1100W bahkan bisa dipakai untuk scan lembar jawaban atau formulir yang ditulis tangan, lengkap dengan kemampuan OCR (Optical Character Recognition) yang terbilang akurat.
Nyebelinnya, meski scanner ini gue yang beli, orang-orang kantor pada nebeng ikutan pakai. Niat untuk mempercepat proses scanning dokumen SOP yang lama jadi kalah sama antrean anak-anak intern dan orang marketing. Pada rebutan scan kartu nama biar bisa disimpan di ponsel! Ngeselin!
